La dématérialisation des documents consiste à traiter les données ainsi que les dossiers d’une entreprise en se passant du format papier. Depuis quelques années, ce processus est encouragé par les gouvernements. Mais, quels sont ses véritables enjeux ?
Une démarche écologique, bénéfique pour la planète
Grâce à la dématérialisation des documents, une entreprise réduit de manière importante sa consommation de papier. Ce qui diminue par la même occasion l’impact de son activité sur l’environnement. Selon les statistiques, la production du papier nécessite une énergie de deux fois plus élevée que celle de la production d’un sac en plastique. Par ailleurs, pour la produire, il faut couper des arbres. Or, tout le monde connaît les conséquences néfastes de la déforestation. Les forêts sont les poumons de la planète terre. Il faut plutôt les préserver.
Ce n’est pas tout, la production d’une seule feuille de papier A4 nécessite environ 5 l d’eau. Et selon les chiffres, le papier constitue 50 % des déchets des entreprises. Ainsi, en optant pour la dématérialisation des documents
sur ce lien, une entreprise contribue à la préservation de la vie humaine et de la planète.
Des enjeux économiques et sécuritaires pour l’entreprise
En passant par la dématérialisation, une entreprise réduit ses coûts de manière importante. En effet, elle n’a plus besoin d’acheter des papiers pour imprimer ses nombreux documents comptables. Il peut s’agir de fiches de paie, de contrats de collaboration, etc. Et puisque tout est géré sur ordinateur, l’entreprise supprime désormais aussi de ses coûts les dépenses relatives à l’achat d’ancre pour les impressions.
Outre les avantages économiques de la dématérialisation des documents, traiter des dossiers numérisés est plus sécurisé pour les entreprises. Cela diminue les risques de perte de documents et permet aux collaborateurs d’avoir une traçabilité optimale de chaque dossier.
Enfin, avec des documents numérisés, vous faites plus d’espace dans vos locaux. Vous pouvez supprimer des armoires et bénéficier d’un local de travail plus spacieux.
De nombreux avantages pour les salariés
La dématérialisation simplifie de nombreux processus en entreprise. Ce qui améliore la qualité de vie des employés. Leurs tâches sont facilitées car ils peuvent gérer plus aisément les différents dossiers de l’entreprise.
Par ailleurs, grâce à la dématérialisation, les personnes concernées peuvent accéder rapidement aux documents ou dossiers dont elles ont besoin sans se déplacer et sans effectuer une autre opération supplémentaire comme l’impression des documents, la photocopie des dossiers, etc. Ce qui leur permet de gagner du temps de travail et en même temps de gagner en productivité.