De nos jours, les nouvelles technologies sont en perpétuelle évolution. On assiste à l’intégration du numérique dans tous les domaines. La dématérialisation consiste à numériser les documents en papier au sein d’une entreprise. Cette approche est devenue une pratique courante, sans doute parce qu’elle entraîne de nombreux avantages.
Un gain de place au rangement et un gain de temps
C’est sûrement évident et indiscutable que la dématérialisation entraîne un gain de place notable en termes de rangement. Tous les supports papiers sont sauvegardés sur des supports virtuels. Entrer dans une salle d’archivage en sous-sol pour retrouver un dossier n’est pas du tout un plaisir. Plus besoin également de grandes armoires encombrantes dans le bureau pour déposer vos papiers. Tous les documents sont numérisés : les relevés bancaires, les factures, les brochures, les plaquettes commerciales, les catalogues de produits, les fiches de paie, les bons de livraison, etc.
Rien que la montée et la descente vers le sous-sol pour ranger, classer ou chercher des documents entraînent une perte de temps importante. En plus, la tâche est vraiment lassante. Il suffit de numériser ces informations et arrêter l’utilisation des papiers pour gagner du temps au travail. Les risques de perdre un dossier sont limités. Cette méthode garantit une potentielle réorganisation et une meilleure traçabilité. Elle rend aussi les collaborateurs plus réactifs. Vous n’avez qu’à chercher votre fichier dans un disque dur, une clé USB, un CD, et autres supports numériques.
Une solution plus écologique et économique
La suppression des supports en papier reflète l’aspect écologique de la dématérialisation. Qui dit « numérisation des documents », dit économie des papiers et aussi restriction des déchets. C’est l’une des manières de travailler au profit de la planète. La destruction de l’environnement fait encore l’objet de nombreux débats et de différentes actions écoresponsables dans le monde entier. Le côté environnemental de cette approche est ainsi important pour améliorer l’image de l’entreprise.
La réduction de l’usage des papiers permet aux sociétés de faire des économies considérables. Ces supports classiques sont non seulement encombrants et peu écolos, ils impliquent de nombreux coûts. Les feuilles, l’encre ou encore l’entretien de l’imprimante. A cela s'ajoutent les dépenser humaines pour l’organisation et l’archivage.
Une alternative très pratique
La gestion électronique des documents est une méthode très pratique et efficace pour leur assurer un meilleur stockage. Il est possible de les modifier. Grâce à l’évolution du télétravail, la majorité des outils bureautiques en ligne devient collaborative. Tous les collègues doivent avoir accès aux informations, quel que soit l’endroit ou le moment. Un outil de gestion permet de retrouver sans peine vos fichiers ou les modifier si nécessaire.